secondo l'art. 9 della legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e, per i clienti con sede nell'UE o nello SEE, secondo l'art. 28 del regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD)
tra
[Ditta del cliente], [indirizzo] — «titolare del trattamento» o «cliente»
e
Tyche Consulting GmbH (Klaumo), Tobelstrasse 13, 5445 Eggenwil, Svizzera, IDI CHE-351.849.013 — «responsabile del trattamento» o «Klaumo»
Premessa
Il presente contratto per il trattamento dei dati fa parte del contratto tra il cliente e Klaumo, costituito dall'offerta accettata e dalle condizioni generali (CG) di Klaumo («contratto principale»). Si applica automaticamente ogni volta che Klaumo, nel fornire le proprie prestazioni, tratta dati personali per conto del cliente, anche senza una firma propria. Su richiesta, entrambe le parti firmano un esemplare.
Vale il seguente ordine di priorità: offerta, il presente contratto per il trattamento dei dati, la dichiarazione d'impegno al segreto (se applicabile), l'aggiunta per i clienti nell'UE e nello SEE (se applicabile), le CG. In caso di contraddizioni in materia di protezione dei dati, il presente contratto per il trattamento dei dati prevale sulle CG.
1. Oggetto
1.1Klaumo è un'agenzia per l'IA e l'automazione. Configura per il cliente agenti IA (ad esempio per telefono, chat, WhatsApp ed e-mail), automazioni e soluzioni digitali e, se convenuto, li assiste nell'esercizio corrente. Le singole prestazioni figurano nell'offerta.
1.2Il cliente utilizza queste prestazioni nella propria azienda. In tale ambito Klaumo tratta dati personali di cui il cliente è titolare.
1.3Il presente contratto per il trattamento dei dati disciplina gli obblighi di entrambe le parti nella protezione di tali dati personali. Klaumo agisce quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 5 lett. k e dell'art. 9 LPD, il cliente quale titolare del trattamento ai sensi dell'art. 5 lett. j LPD. Termini come «dati personali», «trattamento», «dati personali degni di particolare protezione» e «violazione della sicurezza dei dati» hanno il significato di cui all'art. 5 LPD.
2. Durata
2.1Il contratto per il trattamento dei dati inizia con l'accettazione dell'offerta, al più tardi con il primo trattamento di dati personali per conto del cliente.
2.2Esso vale finché Klaumo tratta dati personali del cliente. Termina solo quando tutti i dati sono stati restituiti o cancellati secondo la cifra 16, anche se il contratto principale termina prima. È esclusa una disdetta del solo presente contratto per il trattamento dei dati finché il contratto principale è in corso.
3. Natura, scopo ed estensione del trattamento
3.1Scopo. Klaumo tratta dati personali solo per fornire le prestazioni convenute nell'offerta. Ne fanno parte in particolare: ricevere e rispondere a chiamate, chat e messaggi in nome del cliente; registrare richieste, appuntamenti e domande; trasmetterli al team e ai sistemi del cliente; redigere riassunti e valutazioni; inviare promemoria e messaggi per conto del cliente; creare e pubblicare contenuti per il cliente; configurare, testare, sorvegliare e migliorare soluzioni.
3.2Provenienza dei dati. I dati giungono a Klaumo per la via adatta alla rispettiva prestazione, ad esempio: nella conversazione di un agente con una persona che telefona o scrive, tramite interfacce con i sistemi del cliente (agenda, CRM, e-mail), tramite documenti e indicazioni che il cliente fornisce per la configurazione o nello scambio con il team del cliente.
3.3Operazioni di trattamento. Klaumo raccoglie, riceve, memorizza, ordina, legge, analizza, riassume, collega, trasmette, rettifica, limita e cancella dati personali, sempre solo nella misura richiesta dalla prestazione convenuta.
3.4Responsabilità del cliente. Quale titolare del trattamento, il cliente è il solo responsabile del fatto che i dati che consegna a Klaumo o che fa trattare tramite la soluzione siano stati raccolti lecitamente, siano esatti e si fondino su una base giuridica e che le persone interessate siano informate (art. 19 LPD). Ne fa parte anche l'avviso a chi telefona che sta parlando con un'IA e che la conversazione viene registrata, se è convenuta una registrazione. Restano salvi gli obblighi di Klaumo secondo il presente contratto per il trattamento dei dati e secondo l'art. 9 LPD.
3.5Klaumo non verifica il contenuto dei dati e la liceità dei trattamenti del cliente e non vi è tenuta (cifra 20.10 CG). Se Klaumo nota una violazione manifesta del diritto, si applica la cifra 5.3.
4. Dati e persone interessate
4.1Quali categorie di dati personali e quali persone interessate sono comprese e per quanto tempo i dati sono conservati è indicato nell'allegato 1.
4.2Agenti e automazioni registrano anche le indicazioni che chi telefona o scrive comunica di propria iniziativa. Klaumo non può delimitare in anticipo in modo completo tali indicazioni. Il cliente stabilisce nell'offerta o nelle proprie istruzioni quali indicazioni un agente può chiedere attivamente.
4.3Se cambiano le categorie di dati o di persone interessate, ad esempio perché il cliente collega un nuovo canale o un nuovo gruppo di clienti, il cliente lo comunica prima a Klaumo e impartisce le istruzioni necessarie. Klaumo adegua in seguito il trattamento.
4.4Nessun riconoscimento delle persone dalla voce. Klaumo tratta registrazioni vocali solo per convertire la voce in testo, pronunciare risposte e registrare conversazioni, se ciò è convenuto. Klaumo non crea profili vocali, non confronta voci e non impiega procedure che identifichino univocamente una persona in base alla sua voce o la riconoscano attraverso più conversazioni. La separazione tecnica tra agente e persona che telefona all'interno di una conversazione non serve all'identificazione. Secondo Klaumo, essa non tratta pertanto dati biometrici ai sensi dell'art. 5 lett. c n. 4 LPD. La qualificazione giuridica nel singolo caso spetta al cliente. I contenuti delle conversazioni possono comunque contenere dati degni di particolare protezione, ad esempio indicazioni sulla salute; per essi si applica la cifra 17.
4.5Klaumo tratta dati personali degni di particolare protezione solo se l'offerta lo prevede espressamente. In tal caso si applica la cifra 17.
5. Istruzioni
5.1Klaumo tratta i dati solo secondo il contratto principale e secondo le istruzioni documentate del cliente e solo nel modo in cui il cliente stesso potrebbe farlo (art. 9 cpv. 1 lett. a LPD). L'offerta, la configurazione convenuta dell'agente e il presente contratto per il trattamento dei dati costituiscono le prime istruzioni.
5.2Il cliente impartisce ulteriori istruzioni per iscritto o per e-mail a support@klaumo.ch. Il cliente conferma senza indugio per e-mail le istruzioni orali. Le istruzioni che vanno oltre le prestazioni convenute sono modifiche dell'estensione delle prestazioni e sono remunerate secondo le CG.
5.3Se ritiene illecita un'istruzione, Klaumo lo comunica senza indugio al cliente. Klaumo può sospenderne l'esecuzione finché il cliente non conferma o modifica l'istruzione. Klaumo non è tenuta a eseguire un'istruzione manifestamente illecita.
5.4Klaumo non utilizza i dati per scopi propri né per l'addestramento di modelli IA, né essa stessa né tramite subresponsabili del trattamento, nella misura in cui i loro contratti lo consentono (allegato 2). Sono ammessi solo indicatori anonimi e aggregati secondo la cifra 20.8 delle CG.
5.5Se in virtù di un obbligo legale Klaumo deve trattare i dati in altro modo, ne informa prima il cliente, salvo che la legge lo vieti.
6. Obblighi generali di Klaumo
6.1Nel trattamento Klaumo rispetta la LPD e l'ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa) e, per i clienti nell'UE e nello SEE, inoltre il RGPD secondo la cifra 14.
6.2Klaumo tratta solo i dati necessari per la prestazione e imposta le soluzioni in modo rispettoso della protezione dei dati, con impostazioni predefinite parsimoniose (art. 6 cpv. 2 e art. 7 LPD).
6.3Presso Klaumo hanno accesso ai dati del cliente solo le persone che ne hanno bisogno per il loro compito.
6.4Klaumo tiene un registro delle attività di trattamento che svolge per conto del cliente (art. 12 cpv. 1 e 3 LPD) e su richiesta aiuta il cliente con le indicazioni di cui ha bisogno per il proprio registro.
6.5Klaumo non ha nominato un consulente per la protezione dei dati ai sensi dell'art. 10 LPD. Persona di contatto per la protezione dei dati è la gerenza, raggiungibile all'indirizzo support@klaumo.ch.
6.6Se constata di non poter più rispettare il presente contratto per il trattamento dei dati, Klaumo ne informa senza indugio il cliente.
7. Confidenzialità
7.1Tutte le persone che presso Klaumo hanno accesso ai dati del cliente sono obbligate per iscritto al segreto prima dell'inizio della loro attività. Ciò vale per i collaboratori e per i collaboratori liberi. L'obbligo vale senza limiti di tempo, anche dopo la fine della loro attività per Klaumo.
7.2Klaumo rende attente queste persone alle conseguenze di una violazione, in particolare all'art. 62 LPD, e le forma in materia di protezione dei dati.
7.3Se il cliente è soggetto a un segreto professionale (ad esempio secondo l'art. 321 CP), si applica inoltre la dichiarazione d'impegno al segreto di Klaumo (documento 07). Essa si considera convenuta con l'accettazione dell'offerta se l'offerta designa il cliente come detentore di un segreto professionale. Per la sua efficacia non è necessaria una firma; su richiesta, entrambe le parti firmano.
8. Sicurezza dei dati
8.1Klaumo adotta le misure tecniche e organizzative di cui all'allegato 3. Esse garantiscono una confidenzialità, una disponibilità, un'integrità e una tracciabilità dei dati adeguate al rischio (art. 8 LPD e art. 1–6 OPDa).
8.2Klaumo adegua le misure all'evoluzione tecnica. Può sostituire misure con misure equivalenti se il livello di protezione non diminuisce. Klaumo documenta le modifiche essenziali e le comunica al cliente su richiesta.
9. Supporto in caso di richieste
9.1Diritti delle persone interessate. Klaumo supporta il cliente con mezzi tecnici e organizzativi adeguati, affinché egli possa rispondere alle richieste delle persone interessate, in particolare di accesso (art. 25 LPD), consegna o trasmissione (art. 28 LPD), rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione (art. 32 LPD). Klaumo trova i dati in questione nei propri sistemi e presso i subresponsabili del trattamento, li fornisce al cliente in un formato usuale e li rettifica o cancella su sua istruzione.
9.2Se una persona interessata si rivolge direttamente a Klaumo, Klaumo inoltra la richiesta al cliente entro 3 giorni lavorativi e non vi risponde essa stessa, salvo istruzione del cliente in tal senso.
9.3Richieste di autorità e terzi. Se Klaumo riceve una richiesta, una decisione o una comunicazione di un'autorità, di un tribunale o di un terzo che concerne dati del cliente, ne informa senza indugio il cliente, nella misura in cui la legge lo consente. Klaumo consegna dati solo se vi è giuridicamente obbligata e solo nella misura necessaria. Per i clienti soggetti al segreto professionale si applica inoltre la cifra 4 della dichiarazione d'impegno al segreto.
9.4Il dispendio per il supporto secondo la presente cifra che va oltre la normale assistenza Klaumo può fatturarlo secondo le tariffe delle CG, salvo che il dispendio sia dovuto a un errore di Klaumo.
10. Violazione della sicurezza dei dati
10.1Klaumo informa il cliente immediatamente, al più tardi entro 24 ore da quando è venuta a conoscenza di una violazione della sicurezza dei dati che concerne dati del cliente (art. 24 cpv. 3 LPD). È considerata violazione ogni incidente in cui dati vanno persi, sono cancellati, distrutti o modificati in modo involontario o illecito oppure sono resi noti o accessibili a persone non autorizzate (art. 5 lett. h LPD). Klaumo segnala anche i casi di sospetto fondato.
10.2La notifica avviene per e-mail e per telefono alla persona di contatto del cliente. Essa contiene, per quanto noto: che cosa è successo e quando, quali dati e approssimativamente quante persone sono interessate, le possibili conseguenze, le misure già adottate e previste e una persona di contatto presso Klaumo. Klaumo fornisce le indicazioni mancanti non appena disponibili.
10.3Klaumo adotta immediatamente le misure necessarie per contenere l'incidente e attenuarne le conseguenze e documenta l'incidente.
10.4Se occorrano una notifica all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) e l'informazione delle persone interessate (art. 24 cpv. 1 e 4 LPD) lo decide il cliente. Queste notifiche spettano a lui. Klaumo lo supporta con tutte le indicazioni di cui dispone. Klaumo informa persone interessate o autorità solo d'intesa con il cliente, salvo che la legge disponga altrimenti.
11. Valutazione d'impatto sulla protezione dei dati
11.1Se il cliente deve effettuare una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (art. 22 LPD) o consultare preventivamente l'IFPDT (art. 23 LPD), Klaumo lo supporta con le indicazioni sulle proprie prestazioni, sui subresponsabili del trattamento, sui luoghi del trattamento e sulle misure di cui all'allegato 3.
11.2Per le soluzioni con dati degni di particolare protezione Klaumo mette a disposizione del cliente, prima dell'avvio, una breve descrizione dei flussi di dati.
12. Subresponsabili del trattamento
12.1A seconda della prestazione Klaumo impiega subresponsabili del trattamento diversi. Con il presente contratto per il trattamento dei dati il cliente approva i subresponsabili del trattamento indicati nell'allegato 2 per le prestazioni che ordina (art. 9 cpv. 3 LPD).
12.2Klaumo conclude con ogni subresponsabile del trattamento un contratto che lo obbliga ad almeno obblighi equivalenti in materia di protezione dei dati e di confidenzialità a quelli previsti dal presente contratto per il trattamento dei dati, nella misura in cui ciò sia possibile con i contratti standard dei grandi fornitori. Laddove un fornitore offre solo le proprie condizioni standard, Klaumo le esamina prima dell'impiego e indica la base nell'allegato 2.
12.3Klaumo sceglie con cura i subresponsabili del trattamento, verifica prima dell'impiego e in seguito almeno una volta all'anno le loro prove (certificati, rapporti di verifica, contratti, elenco dei loro subresponsabili del trattamento) e documenta la verifica. Se constata che un subresponsabile del trattamento non adempie più i suoi obblighi, Klaumo ne informa senza indugio il cliente e provvede a porvi rimedio o a sostituirlo.
12.4Modifiche. Se intende aggiungere o sostituire un subresponsabile del trattamento, Klaumo ne informa il cliente per e-mail almeno 30 giorni prima. È considerato modifica anche il fatto che un subresponsabile del trattamento indicato sia impiegato per un nuovo scopo o tratti i dati in un luogo supplementare al di fuori della Svizzera, dell'UE o dello SEE.
12.5Opposizione. Entro questi 30 giorni il cliente può opporsi per e-mail se indica motivi importanti legati alla protezione dei dati. Finché le parti non trovano una soluzione, Klaumo non impiega il nuovo subresponsabile del trattamento per i dati di questo cliente, nella misura in cui ciò sia tecnicamente possibile. Se una soluzione non è possibile, ciascuna parte può disdire la prestazione interessata per il momento del cambio; Klaumo rimborsa pro rata gli importi già pagati per il periodo successivo alla disdetta. In assenza di opposizione la modifica si considera approvata.
12.6Cambio urgente. Se un fornitore viene meno o diventa noto un problema di sicurezza, Klaumo può sostituirlo immediatamente con un fornitore equivalente. Ne informa il cliente il più rapidamente possibile; il diritto di opposizione secondo la cifra 12.5 vale a partire da tale informazione.
12.7Non sono subresponsabili del trattamento ai sensi della presente cifra i servizi che Klaumo utilizza solo come prestazione accessoria, senza che essi abbiano accesso ai dati del cliente (ad esempio gli operatori telefonici e Internet per il proprio collegamento). Non lo sono neppure i fornitori che il cliente sceglie egli stesso e con i quali ha egli stesso un contratto (ad esempio il suo CRM, la sua agenda o il suo software di studio); di essi è responsabile il cliente.
13. Comunicazione all'estero
13.1Alcuni subresponsabili del trattamento trattano dati al di fuori della Svizzera, in particolare nell'UE e negli USA. Klaumo comunica dati all'estero solo se è adempiuta una delle seguenti condizioni (art. 16 e 17 LPD):
- lo Stato dispone di una protezione dei dati adeguata secondo l'allegato 1 OPDa; ciò vale per gli Stati dell'UE e dello SEE e per il Regno Unito. Per gli USA ciò vale solo per i destinatari certificati secondo lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework (inserimento degli USA nell'allegato 1 OPDa con effetto dal 15 settembre 2024);
- altrimenti: le clausole contrattuali tipo della Commissione europea del 4 giugno 2021 con gli adeguamenti per la Svizzera riconosciuti dall'IFPDT, unitamente a una valutazione dei rischi della trasmissione e, ove necessario, a misure di protezione supplementari.
13.2Quale base valga per quale fornitore è indicato nell'allegato 2. Klaumo verifica la base prima di ogni nuovo contratto e tiene aggiornato l'allegato 2. Se le clausole contrattuali di un fornitore rinviano ancora alla legge sulla protezione dei dati del 1992, esse valgono nel senso della LPD e dell'OPDa vigenti.
13.3Il cliente prende atto che voce e testo sono trasmessi nell'UE e negli USA per il trattamento IA; Anthropic può trattare dati anche in altri Paesi. I dati che restano memorizzati (banca dati) si trovano in Svizzera (Zurigo). Le autorità statunitensi possono, secondo il diritto locale e a determinate condizioni, esigere l'accesso ai dati presso fornitori statunitensi; le misure dell'allegato 3 e i contratti dei fornitori riducono questo rischio, ma non lo escludono.
13.4Per i clienti i cui dati non devono lasciare la Svizzera, Klaumo offre su richiesta una soluzione con trattamento esclusivamente in Svizzera, con un'offerta propria. Klaumo non assicura che tutti i dati siano trattati in Svizzera se tale soluzione non è convenuta.
14. Clienti nell'UE e nello SEE
14.1Se il cliente ha sede nell'UE o nello SEE o se il RGPD è applicabile al trattamento per un altro motivo, il presente contratto per il trattamento dei dati vale al contempo come contratto ai sensi dell'art. 28 par. 3 RGPD. I termini della LPD vanno allora intesi nel senso del RGPD.
14.2Klaumo adempie in tal caso in particolare: trattamento solo su istruzione documentata, anche per i trasferimenti verso Paesi terzi (art. 28 par. 3 lett. a RGPD); riservatezza (lett. b); sicurezza secondo l'art. 32 RGPD (lett. c, allegato 3); altri responsabili del trattamento solo secondo la cifra 12 (lett. d); assistenza per i diritti degli interessati (lett. e) e per gli art. 32–36 RGPD (lett. f); cancellazione o restituzione (lett. g); prove e controlli (lett. h, cifra 15).
14.3La notifica secondo la cifra 10.1 entro 24 ore consente al cliente di rispettare il termine di 72 ore per la sua notifica all'autorità di controllo (art. 33 RGPD).
14.4I dettagli, in particolare sul trasferimento verso Paesi terzi, sono disciplinati dall'aggiunta per i clienti con sede nell'UE o nello SEE (documento 06). Essa prevale sul presente contratto per il trattamento dei dati nella misura in cui se ne discosta.
15. Controlli e prove
15.1Su richiesta Klaumo fornisce al cliente tutte le informazioni di cui ha bisogno per verificare il rispetto del presente contratto per il trattamento dei dati, in particolare l'elenco aggiornato dei subresponsabili del trattamento con le loro prove (certificati, rapporti di verifica), la descrizione delle misure di cui all'allegato 3 e la documentazione degli obblighi di cui alla cifra 7.
15.2Se questi documenti non bastano, il cliente può, una volta per anno civile e con un preavviso di almeno 14 giorni, effettuare una verifica egli stesso o tramite uno specialista che sia tenuto al segreto e non lavori per un concorrente di Klaumo. La verifica si svolge durante gli orari d'ufficio e non può disturbare l'esercizio in modo sproporzionato. In caso di violazione della sicurezza dei dati o di un ordine di un'autorità, una verifica è possibile anche in aggiunta e con breve preavviso.
15.3Il dispendio di Klaumo per una verifica in loco è a carico del cliente secondo le tariffe delle CG, salvo che la verifica riveli una violazione essenziale del presente contratto per il trattamento dei dati.
15.4Le verifiche presso i subresponsabili del trattamento si conformano ai loro contratti. Di regola questi fornitori comprovano il rispetto mediante certificati e rapporti di verifica; Klaumo mette queste prove a disposizione del cliente, nella misura in cui i fornitori lo consentono. Klaumo non ha alcuna influenza sulle condizioni alle quali i grandi fornitori ammettono verifiche.
16. Conservazione, restituzione e cancellazione
16.1Klaumo conserva i dati solo per il tempo necessario alla prestazione. I termini standard figurano nell'allegato 1. Il cliente può impartire istruzioni per termini più brevi. Le parti convengono per iscritto termini più lunghi di quelli dell'allegato 1.
16.2Klaumo cancella le registrazioni vocali e le trascrizioni dopo 90 giorni, se il cliente non impartisce istruzioni per un altro termine.
16.3Klaumo trasferisce richieste, appuntamenti e contatti nei sistemi del cliente (ad esempio CRM o agenda) e li conserva presso di sé solo per il tempo necessario all'esercizio, al massimo fino alla fine del contratto.
16.4Alla fine del contratto e, su richiesta del cliente, anche prima, Klaumo consegna al cliente, a sua scelta, tutti i dati in un formato usuale o li cancella. Il cliente comunica la sua scelta entro 14 giorni dalla fine del contratto. In seguito Klaumo cancella i dati presso di sé entro 30 giorni dalla fine del contratto e provvede affinché siano cancellati presso i subresponsabili del trattamento secondo i loro termini (allegato 1). Su richiesta Klaumo conferma per iscritto la cancellazione.
16.5Sono esclusi i dati che Klaumo deve conservare in virtù di un obbligo legale (ad esempio libri contabili e giustificativi durante 10 anni secondo l'art. 958f CO) e le copie nelle copie di sicurezza, che sono sovrascritte secondo il ritmo fisso dell'allegato 3. Fino alla cancellazione, per questi dati continua a valere il presente contratto per il trattamento dei dati.
17. Dati degni di particolare protezione e segreto professionale
17.1Se un agente tratta dati personali degni di particolare protezione, le parti convengono prima per iscritto quali dati l'agente può chiedere. L'agente non formula diagnosi e non chiede l'anamnesi.
17.2Per i clienti soggetti al segreto professionale secondo l'art. 321 CP (ad esempio medici, dentisti, terapeuti, avvocati) si applica inoltre la dichiarazione d'impegno al segreto (documento 07). Per questi clienti Klaumo impiega solo i subresponsabili del trattamento che il cliente approva nell'allegato A di tale documento; fornitori sostitutivi diversi da un ulteriore modello Claude di Anthropic (allegato 2, parte C) sono disattivati, salvo che il cliente li attivi espressamente.
17.3Il cliente decide egli stesso se il suo diritto professionale consente l'impiego di Klaumo e dei subresponsabili del trattamento e se a tal fine gli occorre il consenso dei suoi pazienti, clienti o mandanti.
18. Responsabilità
18.1Per la responsabilità vale il contratto principale, in particolare le cifre 23 e da 20.9 a 20.14 delle CG. Nei confronti delle persone interessate restano riservate le pretese legali.
18.2Se Klaumo viola il presente contratto per il trattamento dei dati o tratta dati contrariamente alle istruzioni del cliente, ne risponde nell'ambito delle CG. Se un danno è dovuto a dati o istruzioni del cliente, si applica la cifra 20.13 delle CG.
19. Disposizioni finali
19.1Le modifiche e le aggiunte al presente contratto per il trattamento dei dati richiedono la forma scritta; l'e-mail è sufficiente se è designata espressamente come modifica del presente contratto per il trattamento dei dati. La cifra 28 delle CG (modifica delle CG mediante comunicazione) non si applica al presente contratto per il trattamento dei dati, eccetto l'aggiornamento dell'allegato 2 secondo la cifra 12 e dell'allegato 3 secondo la cifra 8.2.
19.2Si applicano il diritto svizzero e il foro secondo la cifra 30.6 delle CG. Per i clienti di cui alla cifra 14 restano riservate le disposizioni imperative del RGPD.
19.3Se una disposizione è inefficace, le altre restano valide. Al suo posto subentra una regolamentazione che si avvicini il più possibile allo scopo e sia conforme al diritto della protezione dei dati.
19.4In caso di divergenze tra le versioni linguistiche fa fede la versione tedesca.
Luogo, data: ____________________
Per il cliente: ____________________
Per la Tyche Consulting GmbH: ____________________
Allegato 1: categorie di dati, persone interessate, conservazione
Persone interessate
- Clienti del cliente (anche pazienti, clienti di studi professionali, mandanti, ospiti)
- Interessati, persone che telefonano e persone che scrivono
- Collaboratori del cliente
- Fornitori, partner commerciali e altri terzi con cui il cliente è in contatto
Categorie di dati personali
| Categoria | Esempi | Quando |
|---|---|---|
| Dati di base e dati di contatto | nome, numero di telefono, e-mail, indirizzo, lingua | sempre |
| Contenuti della comunicazione | registrazioni vocali, trascrizioni, messaggi di chat e WhatsApp, e-mail, riassunti, tutto ciò che le persone dicono di propria iniziativa nella conversazione | agenti e canali |
| Dati relativi ad appuntamenti, ordini e contratti | appuntamento desiderato, appuntamento prenotato, richiesta, ordinazione, offerta | a seconda della prestazione |
| Dati di telefonia e di collegamento | numero della persona che telefona, momento, durata, canale, inoltro | telefono |
| Dati tecnici e log | indirizzo IP per la chat web, log degli errori e dei processi, marcature temporali | esercizio |
| Input e output dell'IA | istruzioni al modello, base di conoscenza dell'agente, risposte | agenti |
| Dati di configurazione | impostazioni, processi, nomi e ruoli dei collaboratori per gli inoltri | configurazione |
| Dati di accesso ai sistemi del cliente | chiavi delle interfacce, autorizzazioni per agenda o CRM (memorizzate solo in forma cifrata) | integrazioni |
| Contenuti per canali e pubblicità | testi, immagini, video, commenti e messaggi sui social media | prestazione contenuti |
| Dati di pagamento e di fatturazione | importo, stato del pagamento, indirizzo di fatturazione; nessun numero di carta completo presso Klaumo | solo con funzioni di pagamento |
| Dati personali degni di particolare protezione | indicazioni sulla salute, su trattamenti o su procedimenti giudiziari, nella misura in cui le persone le menzionano nella conversazione | solo se convenuto nell'offerta (cifra 17) |
Termini standard di conservazione
| Dati | Termine presso Klaumo e i suoi subresponsabili del trattamento |
|---|---|
| Registrazioni vocali e trascrizioni (agenti vocali) | 90 giorni dalla fine della conversazione, poi cancellazione automatica presso ElevenLabs e nella banca dati |
| Riassunti, richieste, appuntamenti, contatti | fino al trasferimento nei sistemi del cliente, al massimo fino alla fine del contratto |
| Testi presso Anthropic (Claude) | al massimo 30 giorni dalla richiesta, secondo le condizioni di Anthropic |
| Log delle funzioni server e della banca dati | Vercel: al massimo 30 giorni (nel piano Pro 1 giorno, con l'estensione «Observability Plus» 30 giorni); Supabase: 7 giorni (piano Pro) |
| Dati di collegamento della telefonia | su richiesta |
| Copie di sicurezza della banca dati | 7 giorni, poi sovrascritte |
| Codici di conferma (WhatsApp, SMS) | presso Klaumo solo fino alla conferma; presso Zernio il codice è memorizzato solo come valore di controllo (hash) e il record è cancellato 24 ore dopo la creazione |
| Fatture e giustificativi | 10 anni (art. 958f CO); Klaumo li tratta quale titolare autonomo del trattamento |
| tutti gli altri dati | cancellazione entro 30 giorni dalla fine del contratto (cifra 16.4) |
Allegato 2: subresponsabili del trattamento
Verificato sulle pagine dei fornitori e sull'elenco dei partecipanti al Data Privacy Framework (www.dataprivacyframework.gov). Le certificazioni e i contratti dei fornitori possono cambiare; Klaumo li verifica prima di ogni nuovo contratto e almeno una volta all'anno.
Parte A: sempre impiegati per agenti ed esercizio
| Fornitore | Scopo | Parte contraente di Klaumo | Luogo del trattamento | Base della comunicazione all'estero |
|---|---|---|---|---|
| ElevenLabs | riconoscimento vocale, voce, conduzione della conversazione degli agenti vocali e di chat; memorizzazione di registrazioni e trascrizioni fino alla cancellazione; per il collegamento vocale nel browser ElevenLabs utilizza LiveKit Inc., USA | Eleven Labs Inc., New York, USA | USA | Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Eleven Labs Inc. e LiveKit Incorporated: «Active») |
| Anthropic | modello linguistico Claude, che formula le risposte, valuta e riassume le conversazioni; anche il modello sostitutivo in caso di guasto è Claude | Anthropic Ireland, Limited, Dublino, Irlanda | USA e altri Paesi (trattamento in tutto il mondo) | clausole contrattuali tipo con adeguamenti per la Svizzera (Anthropic non è certificata secondo il Data Privacy Framework) |
| Supabase | banca dati per richieste, appuntamenti e trascrizioni | Supabase Pte. Ltd., Singapore | Svizzera (Zurigo) | memorizzazione in Svizzera; per gli accessi del fornitore dall'estero: clausole contrattuali tipo con adeguamenti per la Svizzera (Supabase non è certificata secondo il Data Privacy Framework) |
| Vercel | hosting e funzioni server | Vercel Inc., USA | funzioni server a Francoforte (Germania); Vercel può trattare dati anche negli USA | Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Vercel Inc.: «Active») |
| Infomaniak | e-mail di Klaumo (scambio con il cliente); hosting in Svizzera per la soluzione «solo Svizzera» | Infomaniak Network SA, Ginevra, Svizzera | Svizzera | nessuna comunicazione all'estero |
Nota su ElevenLabs e Anthropic: negli agenti vocali e di chat Klaumo utilizza i modelli Claude offerti da ElevenLabs; Klaumo non vi deposita una propria chiave di Anthropic. ElevenLabs inoltra quindi i testi ad Anthropic nell'ambito dei propri contratti; in tale misura Anthropic è subresponsabile del trattamento di ElevenLabs. Il contratto diretto con Anthropic (riga sopra) Klaumo lo utilizza laddove Claude è impiegato al di fuori di ElevenLabs, ad esempio nelle automazioni.
Parte B: a seconda della prestazione ordinata
| Fornitore | Scopo | Parte contraente di Klaumo | Luogo del trattamento | Base della comunicazione all'estero |
|---|---|---|---|---|
| Twilio | numero di telefono (+41) e inoltro delle chiamate all'agente vocale; canale WhatsApp | su richiesta | le chiamate passano di serie per gli USA, anche per i numeri +41 | Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Twilio Inc.: «Active») |
| Zernio | codici di conferma via WhatsApp o SMS; pubblicazione sui social media (prestazione contenuti) | ZERNIO SOFTWARE SL, Palamós, Spagna | Regno Unito ed Europa occidentale; alcuni fornitori negli USA | Spagna e Regno Unito: protezione dei dati adeguata (allegato 1 OPDa); USA: clausole contrattuali tipo dell'UE secondo il contratto di Zernio (zernio.com/dpa); Zernio non è certificata secondo il Data Privacy Framework |
| Notion | gestione dei progetti e note sulla configurazione presso il cliente | Notion Labs, Inc., San Francisco, USA | USA | Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Notion Labs, Inc.: «Active – Re-certification under Review»); se la certificazione viene meno, si applicano le clausole contrattuali tipo di Notion |
| Stripe | pagamenti, solo se è convenuta una funzione di pagamento per i clienti del cliente | Stripe Payments Europe, Limited, Dublino, Irlanda | Irlanda e USA (Stripe, LLC) | Irlanda: protezione dei dati adeguata; Stripe, LLC: Swiss-U.S. Data Privacy Framework («Active») |
| Telegram | notifiche al team del cliente e canali Telegram, solo se il cliente sceglie Telegram; non per dati degni di particolare protezione | su richiesta | su richiesta | su richiesta |
Parte C: fornitori sostitutivi
Se il modello linguistico Claude non funziona, l'agente passa a un altro modello Claude dello stesso fornitore Anthropic (ad esempio Claude Haiku). A tal fine vale la parte A; non si aggiunge alcun altro fornitore. Klaumo non impiega altri fornitori sostitutivi. Se in futuro dovesse aggiungersi un ulteriore fornitore sostitutivo, si applica la procedura secondo la cifra 12.4; per i clienti soggetti al segreto professionale esso resta disattivato (cifra 17.2).
Addestramento di modelli IA
Secondo i loro contratti, Anthropic, Zernio e Notion non utilizzano i dati dei clienti per l'addestramento di modelli IA. Presso ElevenLabs Klaumo disattiva nell'account l'utilizzo per l'addestramento prima che un agente del cliente entri in produzione.
Allegato 3: misure tecniche e organizzative (MTO)
Klaumo è un piccolo team e non gestisce propri centri di calcolo. I dati si trovano presso i fornitori dell'allegato 2. Le misure combinano la sicurezza di questi fornitori con le misure proprie di Klaumo.
Misure tecniche
Centri di calcolo e fornitori
- Esercizio solo presso fornitori con prove di sicurezza riconosciute (ad esempio SOC 2 o ISO 27001); Klaumo archivia le prove e le fornisce al cliente su richiesta.
- Banca dati in Svizzera (Zurigo); funzioni server a Francoforte (regione «fra1» presso Vercel).
Accesso e autorizzazioni
- Accesso ai sistemi solo per le persone che ne hanno bisogno per il loro compito (need-to-know, diritti minimi necessari); i diritti sono adeguati al cambio di compito e revocati il giorno stesso dell'uscita.
- Accesso a due fattori per tutti i servizi che contengono dati dei clienti.
- Account personali, nessuna password condivisa; password lunghe e casuali in un gestore di password.
- Diritti amministrativi solo per la gerenza e per persone espressamente designate.
- Disconnessione o blocco automatici dopo inattività per apparecchi di lavoro e interfacce di amministrazione.
- Chiavi delle interfacce solo in variabili d'ambiente protette (memorizzate come «sensitive» presso Vercel), mai nel codice dei programmi; diritti limitati e limiti di spesa per ciascuna chiave.
Separazione
- I dati di ogni cliente sono separati logicamente; l'accesso è disciplinato nella banca dati con diritti a livello di riga (Row Level Security) su tutte le tabelle.
- Test ed esercizio sono separati; i test si svolgono con dati inventati, mai con dati reali dei clienti.
Trasmissione e memorizzazione
- Trasmissione cifrata (TLS) per tutte le connessioni; HSTS sul sito web.
- Memorizzazione cifrata presso i fornitori di hosting e di banche dati.
- Apparecchi di lavoro con supporto di dati cifrato.
- I dati lasciano i sistemi di Klaumo solo tramite i fornitori dell'allegato 2; nessun invio di dati dei clienti tramite account o apparecchi privati.
Protezione da attacchi e abusi
- Firewall del fornitore di hosting con limitazione delle richieste per indirizzo IP; limiti giornalieri e limiti per le conversazioni simultanee per agente.
- Le interfacce accettano solo richieste dalle proprie pagine; l'accesso alle conversazioni sul sito web di Klaumo richiede un codice di conferma.
- Gli agenti non accettano file e ignorano le istruzioni di chi telefona o scrive volte a modificare le loro regole.
- Prima di ogni modifica di un agente si svolgono test con tentativi di attacco (ad esempio tentativi di manipolare l'agente o di carpirgli dati).
- Direttive di sicurezza per i contenuti (Content Security Policy) sul sito web, dapprima in modalità di osservazione.
- Sistemi operativi, browser e librerie di programmi aggiornati; gli aggiornamenti di sicurezza sono installati tempestivamente, quelli critici immediatamente.
- Protezione da software dannoso sugli apparecchi di lavoro.
- Test di penetrazione esterni non sono attualmente convenuti.
Tracciabilità
- Accessi e modifiche nella banca dati e nell'hosting sono tracciabili tramite i log dei fornitori; termini: Supabase 7 giorni, Vercel al massimo 30 giorni (allegato 1).
- Le modifiche al codice dei programmi passano per un sistema di gestione delle versioni; i test automatici devono essere superati prima di ogni pubblicazione.
Disponibilità e ripristino
- Copia di sicurezza giornaliera della banca dati, conservata 7 giorni; copia di sicurezza manuale prima di ogni modifica della struttura della banca dati; il ripristino è testato regolarmente.
- Sorveglianza degli agenti; in caso di guasto, inoltro delle chiamate ai collaboratori del cliente, nella misura tecnicamente possibile.
Cancellazione
- Cancellazione automatica di registrazioni e trascrizioni dopo 90 giorni (impostazione per agente).
- Cancellazione di tutti i dati del cliente entro 30 giorni dalla fine del contratto; le copie di sicurezza sono sovrascritte dopo 7 giorni.
Parsimonia dei dati
- Gli agenti chiedono solo le indicazioni che il cliente ha stabilito per il compito.
- Nessun profilo vocale e nessun riconoscimento delle persone dalla voce (cifra 4.4).
- Ove possibile, i dati per le valutazioni sono aggregati o trattati senza nomi.
Misure organizzative
- Responsabilità: la gerenza è responsabile della protezione e della sicurezza dei dati ed è la persona di contatto per clienti e autorità.
- Obbligo: tutti i collaboratori e i collaboratori liberi firmano prima del primo accesso la dichiarazione d'impegno al segreto (documento 07, parte B); le dichiarazioni sono conservate.
- Formazione: introduzione alla protezione e alla sicurezza dei dati prima del primo accesso, in seguito almeno una volta all'anno, con esempi di phishing e di manipolazione di agenti IA.
- Direttiva: una breve direttiva interna su sicurezza dei dati, apparecchi, password e gestione dei dati dei clienti, verificata annualmente.
- Protezione dei dati fin dall'inizio: le nuove soluzioni sono pianificate con impostazioni predefinite parsimoniose (art. 7 LPD); per i dati degni di particolare protezione il flusso dei dati è descritto prima dell'avvio.
- Registro: registro delle attività di trattamento per conto dei clienti.
- Valutazione dei rischi: valutazione dei rischi delle trasmissioni all'estero prima dell'impiego di un fornitore senza una protezione dei dati adeguata.
- Fornitori: scelta dei subresponsabili del trattamento in base a protezione dei dati e sicurezza; contratto per il trattamento dei dati con ciascuno; verifica annuale delle prove.
- Richieste delle persone interessate: procedura fissa: registrare la richiesta, inoltrarla al cliente entro 3 giorni lavorativi, fornire, rettificare o cancellare i dati su istruzione, documentare.
- Incidenti di sicurezza: procedura fissa: riconoscere, contenere, informare il cliente entro 24 ore, eliminare la causa, documentare, adeguare le misure.
- Concetto di cancellazione: termini secondo l'allegato 1, impostati tecnicamente, ove possibile in modo automatico.
- Verifica: queste misure sono verificate e adeguate almeno una volta all'anno e dopo ogni incidente di sicurezza.