Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)

nach Art. 9 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) und, für Kunden mit Sitz in der EU oder im EWR, nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

zwischen

[Firma des Kunden], [Adresse] — «Verantwortlicher» oder «Kunde»

und

Tyche Consulting GmbH (Klaumo), Tobelstrasse 13, 5445 Eggenwil, Schweiz, UID CHE-351.849.013 — «Auftragsbearbeiterin» oder «Klaumo»

Vorbemerkung

Dieser AVV ist Teil des Vertrags zwischen dem Kunden und Klaumo, bestehend aus der angenommenen Offerte und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von Klaumo («Hauptvertrag»). Er gilt automatisch immer dann, wenn Klaumo bei der Erbringung ihrer Leistungen Personendaten im Auftrag des Kunden bearbeitet, auch ohne eigene Unterschrift. Auf Wunsch unterzeichnen beide Seiten ein Exemplar.

Es gilt diese Rangfolge: Offerte, dieser AVV, die Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit (soweit anwendbar), der Zusatz für Kunden in der EU und im EWR (soweit anwendbar), die AGB. Bei Widersprüchen zum Datenschutz geht dieser AVV den AGB vor.

1. Gegenstand

1.1Klaumo ist eine Agentur für KI und Automatisierung. Sie richtet für den Kunden KI-Agenten (zum Beispiel für Telefon, Chat, WhatsApp und E-Mail), Automatisierungen und digitale Lösungen ein und betreut sie, soweit vereinbart, im laufenden Betrieb. Die einzelnen Leistungen stehen in der Offerte.

1.2Der Kunde nutzt diese Leistungen in seinem Betrieb. Dabei bearbeitet Klaumo Personendaten, für die der Kunde verantwortlich ist.

1.3Dieser AVV regelt die Pflichten beider Seiten beim Schutz dieser Personendaten. Klaumo handelt als Auftragsbearbeiterin im Sinne von Art. 5 lit. k und Art. 9 DSG, der Kunde als Verantwortlicher im Sinne von Art. 5 lit. j DSG. Begriffe wie «Personendaten», «Bearbeiten», «besonders schützenswerte Personendaten» und «Verletzung der Datensicherheit» haben die Bedeutung nach Art. 5 DSG.

2. Dauer

2.1Der AVV beginnt mit der Annahme der Offerte, spätestens mit der ersten Bearbeitung von Personendaten im Auftrag des Kunden.

2.2Er gilt, solange Klaumo Personendaten des Kunden bearbeitet. Er endet erst, wenn alle Daten nach Ziffer 16 zurückgegeben oder gelöscht sind, auch wenn der Hauptvertrag schon früher endet. Eine Kündigung nur dieses AVV ist ausgeschlossen, solange der Hauptvertrag läuft.

3. Art, Zweck und Umfang der Bearbeitung

3.1Zweck. Klaumo bearbeitet Personendaten nur, um die in der Offerte vereinbarten Leistungen zu erbringen. Dazu gehören insbesondere: Anrufe, Chats und Nachrichten im Namen des Kunden entgegennehmen und beantworten; Anliegen, Termine und Anfragen erfassen; sie an das Team und an die Systeme des Kunden weitergeben; Zusammenfassungen und Auswertungen erstellen; Erinnerungen und Nachrichten im Auftrag des Kunden versenden; Inhalte für den Kunden erstellen und veröffentlichen; Lösungen einrichten, testen, überwachen und verbessern.

3.2Herkunft der Daten. Die Daten erreichen Klaumo auf dem Weg, der für die jeweilige Leistung passt, zum Beispiel: im Gespräch eines Agenten mit einer anrufenden oder schreibenden Person, über Schnittstellen zu Systemen des Kunden (Agenda, CRM, E-Mail), durch Unterlagen und Angaben, die der Kunde für die Einrichtung liefert, oder im Austausch mit dem Team des Kunden.

3.3Bearbeitungsvorgänge. Klaumo erhebt, empfängt, speichert, ordnet, liest, analysiert, fasst zusammen, verknüpft, übermittelt, berichtigt, schränkt ein und löscht Personendaten, jeweils nur so weit, wie es die vereinbarte Leistung verlangt.

3.4Verantwortung des Kunden. Der Kunde ist als Verantwortlicher allein dafür verantwortlich, dass die Daten, die er Klaumo übergibt oder über die Lösung bearbeiten lässt, rechtmässig erhoben wurden, richtig sind und auf einer Rechtsgrundlage beruhen und dass die betroffenen Personen informiert sind (Art. 19 DSG). Dazu gehört auch der Hinweis an Anrufende, dass sie mit einer KI sprechen und das Gespräch aufgezeichnet wird, soweit eine Aufzeichnung vereinbart ist. Die Pflichten von Klaumo nach diesem AVV und nach Art. 9 DSG bleiben unberührt.

3.5Klaumo prüft den Inhalt der Daten und die Rechtmässigkeit der Bearbeitungen des Kunden nicht und ist dazu nicht verpflichtet (Ziffer 20.10 AGB). Fällt Klaumo eine offensichtliche Rechtsverletzung auf, gilt Ziffer 5.3.

4. Daten und betroffene Personen

4.1Welche Kategorien von Personendaten und welche betroffenen Personen erfasst sind und wie lange die Daten aufbewahrt werden, steht in Anhang 1.

4.2Agenten und Automatisierungen nehmen auch Angaben auf, die Anrufende oder Schreibende von sich aus mitteilen. Klaumo kann diese Angaben im Voraus nicht vollständig eingrenzen. Der Kunde legt in der Offerte oder in seinen Weisungen fest, welche Angaben ein Agent aktiv erfragen darf.

4.3Ändern sich die Kategorien von Daten oder betroffenen Personen, zum Beispiel weil der Kunde einen neuen Kanal oder eine neue Kundengruppe anbindet, teilt der Kunde dies Klaumo vorher mit und erteilt die nötigen Weisungen. Klaumo passt die Bearbeitung danach an.

4.4Keine Erkennung von Personen an der Stimme. Klaumo bearbeitet Sprachaufnahmen nur, um Sprache in Text umzuwandeln, Antworten zu sprechen und Gespräche aufzuzeichnen, soweit dies vereinbart ist. Klaumo erstellt keine Stimmprofile, vergleicht keine Stimmen und setzt keine Verfahren ein, die eine Person anhand ihrer Stimme eindeutig identifizieren oder über mehrere Gespräche wiedererkennen. Die technische Trennung von Agent und anrufender Person innerhalb eines Gesprächs dient nicht der Identifizierung. Nach der Auffassung von Klaumo bearbeitet sie deshalb keine biometrischen Daten im Sinne von Art. 5 lit. c Ziff. 4 DSG. Die rechtliche Einordnung im Einzelfall liegt beim Kunden. Gesprächsinhalte können trotzdem besonders schützenswerte Daten enthalten, zum Beispiel Angaben zur Gesundheit; dafür gilt Ziffer 17.

4.5Besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet Klaumo nur, wenn die Offerte das ausdrücklich vorsieht. Dann gilt Ziffer 17.

5. Weisungen

5.1Klaumo bearbeitet die Daten nur nach dem Hauptvertrag und nach den dokumentierten Weisungen des Kunden und nur so, wie der Kunde es selbst tun dürfte (Art. 9 Abs. 1 lit. a DSG). Die Offerte, die vereinbarte Einrichtung des Agenten und dieser AVV sind die ersten Weisungen.

5.2Weitere Weisungen erteilt der Kunde schriftlich oder per E-Mail an support@klaumo.ch. Mündliche Weisungen bestätigt der Kunde unverzüglich per E-Mail. Weisungen, die über die vereinbarten Leistungen hinausgehen, sind Änderungen des Leistungsumfangs und werden nach den AGB vergütet.

5.3Hält Klaumo eine Weisung für rechtswidrig, teilt sie das dem Kunden unverzüglich mit. Klaumo darf die Ausführung aussetzen, bis der Kunde die Weisung bestätigt oder ändert. Eine offensichtlich rechtswidrige Weisung muss Klaumo nicht ausführen.

5.4Klaumo verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke und nicht zum Training von KI-Modellen, weder selbst noch durch Unterauftragsbearbeiter, soweit deren Verträge dies zulassen (Anhang 2). Zulässig sind nur anonyme, zusammengefasste Kennzahlen nach Ziffer 20.8 der AGB.

5.5Muss Klaumo Daten aufgrund einer gesetzlichen Pflicht anders bearbeiten, informiert sie den Kunden vorher, ausser das Gesetz verbietet dies.

6. Allgemeine Pflichten von Klaumo

6.1Klaumo hält bei der Bearbeitung das DSG und die Datenschutzverordnung (DSV) ein, für Kunden in der EU und im EWR zusätzlich die DSGVO nach Ziffer 14.

6.2Klaumo bearbeitet nur so viele Daten, wie für die Leistung nötig sind, und gestaltet die Lösungen datenschutzfreundlich, mit sparsamen Voreinstellungen (Art. 6 Abs. 2 und Art. 7 DSG).

6.3Zugang zu Daten des Kunden erhalten bei Klaumo nur Personen, die ihn für ihre Aufgabe brauchen.

6.4Klaumo führt ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, die sie im Auftrag des Kunden ausführt (Art. 12 Abs. 1 und 3 DSG), und hilft dem Kunden auf Anfrage mit den Angaben, die er für sein eigenes Verzeichnis braucht.

6.5Klaumo hat keinen Datenschutzberater nach Art. 10 DSG ernannt. Ansprechperson für den Datenschutz ist die Geschäftsführung, erreichbar unter support@klaumo.ch.

6.6Stellt Klaumo fest, dass sie diesen AVV nicht mehr einhalten kann, informiert sie den Kunden unverzüglich.

7. Vertraulichkeit

7.1Alle Personen, die bei Klaumo Zugang zu Daten des Kunden haben, sind vor Beginn ihrer Tätigkeit schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Das gilt für Mitarbeitende und für freie Mitarbeitende. Die Pflicht gilt ohne zeitliche Grenze, auch nach dem Ende ihrer Tätigkeit für Klaumo.

7.2Klaumo weist diese Personen auf die Folgen einer Verletzung hin, insbesondere auf Art. 62 DSG, und schult sie im Datenschutz.

7.3Untersteht der Kunde einem Berufsgeheimnis (zum Beispiel nach Art. 321 StGB), gilt zusätzlich die Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit von Klaumo (Dokument 07). Sie gilt mit der Annahme der Offerte als vereinbart, wenn die Offerte den Kunden als Träger eines Berufsgeheimnisses bezeichnet. Eine Unterschrift ist für die Wirksamkeit nicht nötig; auf Wunsch unterzeichnen beide Seiten.

8. Datensicherheit

8.1Klaumo trifft die technischen und organisatorischen Massnahmen nach Anhang 3. Sie sorgen für eine dem Risiko angemessene Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Nachvollziehbarkeit der Daten (Art. 8 DSG und Art. 1 bis 6 DSV).

8.2Klaumo passt die Massnahmen der technischen Entwicklung an. Sie darf Massnahmen durch gleichwertige ersetzen, wenn das Schutzniveau nicht sinkt. Wesentliche Änderungen dokumentiert Klaumo und teilt sie dem Kunden auf Anfrage mit.

9. Unterstützung bei Anfragen

9.1Rechte betroffener Personen. Klaumo unterstützt den Kunden mit angemessenen technischen und organisatorischen Mitteln, damit er Anfragen betroffener Personen beantworten kann, insbesondere auf Auskunft (Art. 25 DSG), Herausgabe oder Übertragung (Art. 28 DSG), Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch (Art. 32 DSG). Klaumo findet die betreffenden Daten in ihren Systemen und bei den Unterauftragsbearbeitern, liefert sie dem Kunden in einem gängigen Format und berichtigt oder löscht sie auf seine Weisung.

9.2Richtet sich eine betroffene Person direkt an Klaumo, leitet Klaumo die Anfrage innert 3 Arbeitstagen an den Kunden weiter und beantwortet sie nicht selbst, ausser der Kunde weist sie dazu an.

9.3Anfragen von Behörden und Dritten. Erhält Klaumo eine Anfrage, Verfügung oder Mitteilung einer Behörde, eines Gerichts oder eines Dritten, die Daten des Kunden betrifft, informiert sie den Kunden unverzüglich, soweit das Gesetz dies erlaubt. Klaumo gibt Daten nur heraus, wenn sie rechtlich dazu verpflichtet ist, und nur so viel wie nötig. Für Kunden mit Berufsgeheimnis gilt zusätzlich Ziffer 4 der Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit.

9.4Aufwand für die Unterstützung nach dieser Ziffer, der über die übliche Betreuung hinausgeht, kann Klaumo nach den Ansätzen der AGB verrechnen, ausser der Aufwand entsteht durch einen Fehler von Klaumo.

10. Verletzung der Datensicherheit

10.1Klaumo informiert den Kunden sofort, spätestens innerhalb von 24 Stunden, nachdem sie von einer Verletzung der Datensicherheit erfahren hat, die Daten des Kunden betrifft (Art. 24 Abs. 3 DSG). Als Verletzung gilt jeder Vorfall, bei dem Daten unbeabsichtigt oder widerrechtlich verloren gehen, gelöscht, vernichtet oder verändert werden oder Unbefugten offengelegt oder zugänglich gemacht werden (Art. 5 lit. h DSG). Klaumo meldet auch begründete Verdachtsfälle.

10.2Die Meldung erfolgt per E-Mail und telefonisch an die Kontaktperson des Kunden. Sie enthält, soweit bekannt: was passiert ist und wann, welche Daten und wie viele Personen ungefähr betroffen sind, mögliche Folgen, bereits getroffene und geplante Massnahmen und eine Ansprechperson bei Klaumo. Fehlende Angaben liefert Klaumo nach, sobald sie vorliegen.

10.3Klaumo trifft sofort die Massnahmen, die nötig sind, um den Vorfall einzudämmen und die Folgen zu mindern, und dokumentiert den Vorfall.

10.4Ob eine Meldung an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) und die Information der betroffenen Personen nötig sind (Art. 24 Abs. 1 und 4 DSG), entscheidet der Kunde. Diese Meldungen sind seine Sache. Klaumo unterstützt ihn mit allen Angaben, die sie hat. Klaumo informiert betroffene Personen oder Behörden nur in Absprache mit dem Kunden, ausser das Gesetz verlangt etwas anderes.

11. Datenschutz-Folgenabschätzung

11.1Muss der Kunde eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen (Art. 22 DSG) oder den EDÖB vorher konsultieren (Art. 23 DSG), unterstützt ihn Klaumo mit den Angaben zu ihren Leistungen, zu den Unterauftragsbearbeitern, zu den Orten der Bearbeitung und zu den Massnahmen nach Anhang 3.

11.2Für Lösungen mit besonders schützenswerten Daten stellt Klaumo dem Kunden vor dem Start eine kurze Beschreibung der Datenflüsse zur Verfügung.

12. Unterauftragsbearbeiter

12.1Je nach Leistung setzt Klaumo andere Unterauftragsbearbeiter ein. Der Kunde genehmigt mit diesem AVV die in Anhang 2 genannten Unterauftragsbearbeiter für die Leistungen, die er bestellt (Art. 9 Abs. 3 DSG).

12.2Klaumo schliesst mit jedem Unterauftragsbearbeiter einen Vertrag, der ihn mindestens zu gleichwertigen Pflichten beim Datenschutz und bei der Vertraulichkeit verpflichtet, wie sie dieser AVV vorsieht, soweit dies bei Standardverträgen grosser Anbieter möglich ist. Wo ein Anbieter nur seine eigenen Standardbedingungen anbietet, prüft Klaumo sie vor dem Einsatz und nennt in Anhang 2 die Grundlage.

12.3Klaumo wählt die Unterauftragsbearbeiter sorgfältig aus, prüft vor dem Einsatz und danach mindestens einmal pro Jahr ihre Nachweise (Zertifikate, Prüfberichte, Verträge, Liste ihrer eigenen Unterauftragsbearbeiter) und dokumentiert die Prüfung. Stellt Klaumo fest, dass ein Unterauftragsbearbeiter seine Pflichten nicht mehr erfüllt, informiert sie den Kunden unverzüglich und sorgt für Abhilfe oder Ersatz.

12.4Änderungen. Will Klaumo einen Unterauftragsbearbeiter hinzufügen oder ersetzen, informiert sie den Kunden mindestens 30 Tage vorher per E-Mail. Als Änderung gilt auch, wenn ein genannter Unterauftragsbearbeiter für einen neuen Zweck eingesetzt wird oder die Daten an einem zusätzlichen Ort ausserhalb der Schweiz, der EU oder des EWR bearbeitet.

12.5Widerspruch. Der Kunde kann innert dieser 30 Tage per E-Mail widersprechen, wenn er wichtige Gründe des Datenschutzes nennt. Solange die Parteien keine Lösung finden, setzt Klaumo den neuen Unterauftragsbearbeiter für die Daten dieses Kunden nicht ein, soweit das technisch möglich ist. Ist eine Lösung nicht möglich, kann jede Partei die betroffene Leistung auf den Zeitpunkt des Wechsels kündigen; bereits bezahlte Beträge für die Zeit nach der Kündigung erstattet Klaumo anteilig. Ohne Widerspruch gilt die Änderung als genehmigt.

12.6Dringender Wechsel. Fällt ein Anbieter aus oder wird ein Sicherheitsproblem bekannt, darf Klaumo ihn sofort durch einen gleichwertigen Anbieter ersetzen. Sie informiert den Kunden so schnell wie möglich; das Widerspruchsrecht nach Ziffer 12.5 gilt ab dieser Information.

12.7Keine Unterauftragsbearbeiter im Sinne dieser Ziffer sind Dienste, die Klaumo nur als Nebenleistung nutzt, ohne dass sie Zugriff auf Daten des Kunden erhalten (zum Beispiel Telefon- und Internetanbieter für die eigene Verbindung). Ebenso nicht Anbieter, die der Kunde selbst auswählt und mit denen er selbst einen Vertrag hat (zum Beispiel sein CRM, seine Agenda oder seine Praxissoftware); für sie ist der Kunde verantwortlich.

13. Bekanntgabe ins Ausland

13.1Einige Unterauftragsbearbeiter bearbeiten Daten ausserhalb der Schweiz, insbesondere in der EU und in den USA. Klaumo gibt Daten nur ins Ausland bekannt, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist (Art. 16 und 17 DSG):

• der Staat hat nach Anhang 1 DSV einen angemessenen Datenschutz; das gilt für die Staaten der EU und des EWR und für das Vereinigte Königreich. Für die USA gilt das nur für Empfänger, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind (Aufnahme der USA in Anhang 1 DSV mit Wirkung ab 15. September 2024);
• sonst: die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vom 4. Juni 2021 mit den vom EDÖB anerkannten Anpassungen für die Schweiz, zusammen mit einer Prüfung der Risiken der Übermittlung und, wo nötig, zusätzlichen Schutzmassnahmen.

13.2Welche Grundlage für welchen Anbieter gilt, steht in Anhang 2. Klaumo prüft die Grundlage vor jedem neuen Vertrag und hält Anhang 2 aktuell. Verweisen Vertragsklauseln eines Anbieters noch auf das Datenschutzgesetz von 1992, gelten sie im Sinne des geltenden DSG und der DSV.

13.3Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass Sprache und Text für die KI-Bearbeitung in die EU und in die USA übermittelt werden; Anthropic kann Daten auch in weiteren Ländern bearbeiten. Daten, die gespeichert bleiben (Datenbank), liegen in der Schweiz (Zürich). Behörden in den USA können nach dortigem Recht unter bestimmten Voraussetzungen Zugriff auf Daten bei US-Anbietern verlangen; die Massnahmen in Anhang 3 und die Verträge der Anbieter mindern dieses Risiko, schliessen es aber nicht aus.

13.4Für Kunden, deren Daten die Schweiz nicht verlassen sollen, bietet Klaumo auf Anfrage eine Lösung mit Bearbeitung nur in der Schweiz an, mit eigener Offerte. Klaumo versichert nicht, dass alle Daten in der Schweiz bearbeitet werden, wenn diese Lösung nicht vereinbart ist.

14. Kunden in der EU und im EWR

14.1Hat der Kunde seinen Sitz in der EU oder im EWR oder ist die DSGVO aus einem anderen Grund auf die Bearbeitung anwendbar, gilt dieser AVV zugleich als Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Die Begriffe des DSG sind dann im Sinne der DSGVO zu verstehen.

14.2Klaumo erfüllt dann insbesondere: Bearbeitung nur auf dokumentierte Weisung, auch bei Übermittlungen in Drittländer (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO); Vertraulichkeit (lit. b); Sicherheit nach Art. 32 DSGVO (lit. c, Anhang 3); Unterauftragsverarbeiter nur nach Ziffer 12 (lit. d); Unterstützung bei Betroffenenrechten (lit. e) und bei Art. 32 bis 36 DSGVO (lit. f); Löschung oder Rückgabe (lit. g); Nachweise und Kontrollen (lit. h, Ziffer 15).

14.3Die Meldung nach Ziffer 10.1 innert 24 Stunden erlaubt es dem Kunden, die Frist von 72 Stunden für seine Meldung an die Aufsichtsbehörde einzuhalten (Art. 33 DSGVO).

14.4Die Einzelheiten, insbesondere zur Übermittlung in Drittländer, regelt der Zusatz für Kunden mit Sitz in der EU oder im EWR (Dokument 06). Er geht diesem AVV vor, soweit er abweicht.

15. Kontrollen und Nachweise

15.1Klaumo gibt dem Kunden auf Anfrage alle Informationen, die er braucht, um die Einhaltung dieses AVV zu prüfen, insbesondere die aktuelle Liste der Unterauftragsbearbeiter mit ihren Nachweisen (Zertifikate, Prüfberichte), die Beschreibung der Massnahmen nach Anhang 3 und die Dokumentation der Verpflichtungen nach Ziffer 7.

15.2Reichen diese Unterlagen nicht aus, kann der Kunde einmal pro Kalenderjahr nach Voranmeldung von mindestens 14 Tagen eine Prüfung selbst oder durch eine Fachperson durchführen, die zur Verschwiegenheit verpflichtet ist und nicht für einen Mitbewerber von Klaumo tätig ist. Die Prüfung findet während der Bürozeiten statt und darf den Betrieb nicht unverhältnismässig stören. Bei einer Verletzung der Datensicherheit oder einer Anordnung einer Behörde ist eine Prüfung auch zusätzlich und kurzfristig möglich.

15.3Den Aufwand von Klaumo für eine Prüfung vor Ort trägt der Kunde nach den Ansätzen der AGB, ausser die Prüfung zeigt einen wesentlichen Verstoss gegen diesen AVV.

15.4Prüfungen bei Unterauftragsbearbeitern richten sich nach deren Verträgen. In der Regel weisen diese Anbieter die Einhaltung durch Zertifikate und Prüfberichte nach; Klaumo stellt dem Kunden diese Nachweise zur Verfügung, soweit die Anbieter dies erlauben. Klaumo hat keinen Einfluss auf die Bedingungen, zu denen grosse Anbieter Prüfungen zulassen.

16. Aufbewahrung, Rückgabe und Löschung

16.1Klaumo bewahrt die Daten nur so lange auf, wie es für die Leistung nötig ist. Die Standardfristen stehen in Anhang 1. Der Kunde kann kürzere Fristen anweisen. Längere Fristen als in Anhang 1 vereinbaren die Parteien schriftlich.

16.2Sprachaufzeichnungen und Transkripte löscht Klaumo nach 90 Tagen, wenn der Kunde keine andere Frist anweist.

16.3Anfragen, Termine und Kontakte überträgt Klaumo in die Systeme des Kunden (zum Beispiel CRM oder Agenda) und bewahrt sie bei sich nur so lange auf, wie es für den Betrieb nötig ist, höchstens bis zum Vertragsende.

16.4Bei Vertragsende, und auf Verlangen des Kunden auch schon vorher, gibt Klaumo dem Kunden nach seiner Wahl alle Daten in einem gängigen Format heraus oder löscht sie. Der Kunde teilt seine Wahl innert 14 Tagen nach Vertragsende mit. Danach löscht Klaumo die Daten innert 30 Tagen nach Vertragsende bei sich und sorgt dafür, dass sie bei den Unterauftragsbearbeitern nach deren Fristen gelöscht werden (Anhang 1). Auf Wunsch bestätigt Klaumo die Löschung schriftlich.

16.5Ausgenommen sind Daten, die Klaumo aufgrund einer gesetzlichen Pflicht aufbewahren muss (zum Beispiel Geschäftsbücher und Belege während 10 Jahren nach Art. 958f OR), und Kopien in Datensicherungen, die nach dem festen Rhythmus in Anhang 3 überschrieben werden. Bis zur Löschung gilt für diese Daten dieser AVV weiter.

17. Besonders schützenswerte Daten und Berufsgeheimnis

17.1Bearbeitet ein Agent besonders schützenswerte Personendaten, vereinbaren die Parteien vorher schriftlich, welche Daten der Agent erfragen darf. Der Agent stellt keine Diagnosen und fragt keine Krankengeschichte ab.

17.2Für Kunden mit Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB (zum Beispiel Ärztinnen, Zahnärzte, Therapeutinnen, Anwälte) gilt zusätzlich die Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit (Dokument 07). Für diese Kunden setzt Klaumo nur die Unterauftragsbearbeiter ein, die der Kunde dort in Anhang A genehmigt; andere Ersatzanbieter als ein weiteres Claude-Modell von Anthropic (Anhang 2, Teil C) sind ausgeschaltet, ausser der Kunde schaltet sie ausdrücklich ein.

17.3Der Kunde entscheidet selbst, ob sein Berufsrecht den Einsatz von Klaumo und der Unterauftragsbearbeiter erlaubt und ob er dafür die Einwilligung seiner Patientinnen, Klienten oder Mandanten braucht.

18. Haftung

18.1Für die Haftung gilt der Hauptvertrag, insbesondere die Ziffern 23 und 20.9 bis 20.14 der AGB. Gegenüber betroffenen Personen bleiben die gesetzlichen Ansprüche vorbehalten.

18.2Verletzt Klaumo diesen AVV oder bearbeitet sie Daten gegen die Weisungen des Kunden, haftet sie im Rahmen der AGB. Beruht ein Schaden auf Daten oder Weisungen des Kunden, gilt Ziffer 20.13 der AGB.

19. Schlussbestimmungen

19.1Änderungen und Ergänzungen dieses AVV brauchen die Schriftform; E-Mail genügt, wenn sie ausdrücklich als Änderung dieses AVV bezeichnet ist. Ziffer 28 der AGB (Änderung der AGB durch Mitteilung) gilt nicht für diesen AVV, ausgenommen die Aktualisierung von Anhang 2 nach Ziffer 12 und von Anhang 3 nach Ziffer 8.2.

19.2Es gelten Schweizer Recht und der Gerichtsstand nach Ziffer 30.6 der AGB. Zwingende Bestimmungen der DSGVO bleiben für Kunden nach Ziffer 14 vorbehalten.

19.3Ist eine Bestimmung unwirksam, bleiben die übrigen gültig. An ihre Stelle tritt eine Regelung, die dem Zweck am nächsten kommt und dem Datenschutzrecht entspricht.

19.4Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen gilt die deutsche Fassung.

Ort, Datum: ____________________

Für den Kunden: ____________________

Für die Tyche Consulting GmbH: ____________________

Anhang 1: Datenkategorien, betroffene Personen, Aufbewahrung

Betroffene Personen

• Kundinnen und Kunden des Kunden (auch Patientinnen, Klienten, Mandanten, Gäste)
• Interessenten, Anrufende und Schreibende
• Mitarbeitende des Kunden
• Lieferanten, Geschäftspartner und andere Dritte, mit denen der Kunde in Kontakt steht

Kategorien von Personendaten

Standardfristen für die Aufbewahrung

Anhang 2: Unterauftragsbearbeiter

Geprüft anhand der Anbieterseiten und der Liste der Teilnehmer des Data Privacy Framework (www.dataprivacyframework.gov). Zertifizierungen und Verträge der Anbieter können sich ändern; Klaumo prüft sie vor jedem neuen Vertrag und mindestens einmal pro Jahr.

Teil A: Für Agenten und Betrieb immer eingesetzt

Hinweis zu ElevenLabs und Anthropic: In den Sprach- und Chat-Agenten nutzt Klaumo die Claude-Modelle, die ElevenLabs anbietet; Klaumo hinterlegt dort keinen eigenen Schlüssel von Anthropic. ElevenLabs leitet die Texte dann im Rahmen seiner eigenen Verträge an Anthropic weiter; Anthropic ist insoweit Unterauftragsbearbeiter von ElevenLabs. Den direkten Vertrag mit Anthropic (Zeile oben) nutzt Klaumo, wo Claude ausserhalb von ElevenLabs eingesetzt wird, zum Beispiel in Automatisierungen.

Teil B: Je nach bestellter Leistung

Teil C: Ersatzanbieter

Fällt das Sprachmodell Claude aus, wechselt der Agent auf ein anderes Claude-Modell desselben Anbieters Anthropic (zum Beispiel Claude Haiku). Dafür gilt Teil A; ein weiterer Anbieter kommt nicht hinzu. Andere Ersatzanbieter setzt Klaumo nicht ein. Soll später ein weiterer Ersatzanbieter dazukommen, gilt das Verfahren nach Ziffer 12.4; für Kunden mit Berufsgeheimnis bleibt er ausgeschaltet (Ziffer 17.2).

Training von KI-Modellen

Anthropic, Zernio und Notion verwenden Kundendaten nach ihren Verträgen nicht zum Training von KI-Modellen. Bei ElevenLabs schaltet Klaumo die Verwendung zum Training im Konto aus, bevor ein Agent des Kunden produktiv geht.

Anhang 3: Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)

Klaumo ist ein kleines Team und betreibt keine eigenen Rechenzentren. Die Daten liegen bei den Anbietern in Anhang 2. Die Massnahmen verbinden die Sicherheit dieser Anbieter mit den eigenen Massnahmen von Klaumo.

Technische Massnahmen

Rechenzentren und Anbieter

• Betrieb nur bei Anbietern mit anerkannten Sicherheitsnachweisen (zum Beispiel SOC 2 oder ISO 27001); Klaumo legt die Nachweise ab und gibt sie dem Kunden auf Anfrage.
• Datenbank in der Schweiz (Zürich); Server-Funktionen in Frankfurt (Region «fra1» bei Vercel).

Zugang und Berechtigungen

• Zugang zu Systemen nur für Personen, die ihn für ihre Aufgabe brauchen (Need-to-know, kleinste nötige Rechte); Rechte werden beim Wechsel der Aufgabe angepasst und beim Austritt am selben Tag entzogen.
• Zwei-Faktor-Anmeldung bei allen Diensten, die Kundendaten enthalten.
• Persönliche Konten, keine geteilten Passwörter; lange, zufällige Passwörter in einem Passwort-Manager.
• Administrative Rechte nur für die Geschäftsführung und ausdrücklich bestimmte Personen.
• Automatische Abmeldung oder Sperre nach Inaktivität bei Arbeitsgeräten und Verwaltungsoberflächen.
• Schnittstellen-Schlüssel nur in geschützten Umgebungsvariablen (bei Vercel als «sensitive» gespeichert), nie im Programmcode; begrenzte Rechte und Ausgabenlimits pro Schlüssel.

Trennung

• Daten jedes Kunden sind logisch getrennt; der Zugriff ist in der Datenbank mit Zeilenrechten (Row Level Security) auf allen Tabellen geregelt.
• Test und Betrieb sind getrennt; Tests laufen mit erfundenen Daten, nie mit echten Daten von Kunden.

Übertragung und Speicherung

• Verschlüsselte Übertragung (TLS) für alle Verbindungen; HSTS auf der Website.
• Verschlüsselte Speicherung bei den Hosting- und Datenbankanbietern.
• Arbeitsgeräte mit verschlüsseltem Datenträger.
• Daten verlassen die Systeme von Klaumo nur über die Anbieter in Anhang 2; kein Versand von Kundendaten über private Konten oder private Geräte.

Schutz vor Angriffen und Missbrauch

• Firewall des Hosting-Anbieters mit Begrenzung der Anfragen pro IP-Adresse; Tageslimits und Limits für gleichzeitige Gespräche pro Agent.
• Schnittstellen nehmen nur Anfragen von den eigenen Seiten an; der Zugang zu Gesprächen auf der Website von Klaumo erfordert einen Bestätigungscode.
• Agenten nehmen keine Dateien entgegen und ignorieren Anweisungen von Anrufenden oder Schreibenden, ihre Regeln zu ändern.
• Vor jeder Änderung eines Agenten laufen Tests mit Angriffsversuchen (zum Beispiel Versuche, den Agenten zu manipulieren oder Daten zu entlocken).
• Sicherheitsrichtlinien für Inhalte (Content Security Policy) auf der Website, zunächst im Beobachtungsmodus.
• Aktuelle Betriebssysteme, Browser und Programmbibliotheken; Sicherheitsupdates werden zeitnah eingespielt, kritische sofort.
• Schutz vor Schadsoftware auf den Arbeitsgeräten.
• Externe Penetrationstests sind derzeit nicht vereinbart.

Nachvollziehbarkeit

• Zugriffe und Änderungen in Datenbank und Hosting sind über die Protokolle der Anbieter nachvollziehbar; Fristen: Supabase 7 Tage, Vercel höchstens 30 Tage (Anhang 1).
• Änderungen am Programmcode laufen über eine Versionsverwaltung; automatische Tests müssen vor jeder Veröffentlichung bestehen.

Verfügbarkeit und Wiederherstellung

• Tägliche Sicherung der Datenbank, 7 Tage aufbewahrt; manuelle Sicherung vor jeder Änderung der Datenbankstruktur; die Wiederherstellung wird regelmässig getestet.
• Überwachung der Agenten; bei Ausfall Weiterleitung von Anrufen an die Mitarbeitenden des Kunden, soweit technisch möglich.

Löschung

• Automatische Löschung von Aufzeichnungen und Transkripten nach 90 Tagen (Einstellung pro Agent).
• Löschung aller Kundendaten innert 30 Tagen nach Vertragsende; Datensicherungen werden nach 7 Tagen überschrieben.

Datensparsamkeit

• Agenten erfragen nur die Angaben, die der Kunde für die Aufgabe festgelegt hat.
• Keine Stimmprofile und keine Erkennung von Personen an der Stimme (Ziffer 4.4).
• Wo möglich werden Daten für Auswertungen zusammengefasst oder ohne Namen bearbeitet.

Organisatorische Massnahmen

• Verantwortung: Die Geschäftsführung ist für Datenschutz und Datensicherheit verantwortlich und Ansprechperson für Kunden und Behörden.
• Verpflichtung: Alle Mitarbeitenden und freien Mitarbeitenden unterzeichnen vor dem ersten Zugang die Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit (Dokument 07, Teil B); die Erklärungen werden aufbewahrt.
• Schulung: Einführung in Datenschutz und Datensicherheit vor dem ersten Zugang, danach mindestens einmal pro Jahr, mit Beispielen zu Phishing und Manipulation von KI-Agenten.
• Richtlinie: Eine kurze interne Richtlinie zu Datensicherheit, Geräten, Passwörtern und Umgang mit Kundendaten, jährlich überprüft.
• Datenschutz von Anfang an: Neue Lösungen werden mit sparsamen Voreinstellungen geplant (Art. 7 DSG); bei besonders schützenswerten Daten wird vor dem Start der Datenfluss beschrieben.
• Verzeichnis: Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten im Auftrag der Kunden.
• Risikoprüfung: Prüfung der Risiken bei Übermittlungen ins Ausland vor dem Einsatz eines Anbieters ohne angemessenen Datenschutz.
• Anbieter: Auswahl der Unterauftragsbearbeiter nach Datenschutz und Sicherheit; Vertrag über die Auftragsbearbeitung mit jedem; jährliche Prüfung der Nachweise.
• Anfragen betroffener Personen: fester Ablauf: Anfrage erfassen, innert 3 Arbeitstagen an den Kunden weiterleiten, Daten auf Weisung liefern, berichtigen oder löschen, dokumentieren.
• Sicherheitsvorfälle: fester Ablauf: erkennen, eindämmen, Kunden innert 24 Stunden informieren, Ursache beheben, dokumentieren, Massnahmen anpassen.
• Löschkonzept: Fristen nach Anhang 1, technisch eingestellt, wo möglich automatisch.
• Überprüfung: Diese Massnahmen werden mindestens einmal pro Jahr und nach jedem Sicherheitsvorfall überprüft und angepasst.